속기록(회의록)만이 주주 내지 제3자가 인정할수 있는 유일한 증거자료며, 속기록의 작성은 기업의 정책결정 과정과 집행과정을 생생하게 기록 공시함으로 사업의 투명성과 신뢰성을 높이는데 일조할 것입니다.
현재 우리나라 상장사 중 90% 이상이 '주주총회 속기록'을 작성하고 있습니다. 주주총회는 주주의 총의를 나타내는 유일한 회사기관이자 최고 의결기관입니다. 그리고 주주의 총의는 곧 회사의 결정된 의사로서 회사경영에 반영됩니다. 특히 주주총회 속기록이나 아파트재개발조합 속기록은 회의의 경과나 의결 내용만 아니라 회의 분위기와 상황까지 상세하게 표기되기 때문에 정확성, 증거성, 참고성, 공시성, 역사성, 신뢰성이 있습니다.
재정경제부는 2000년 1월 25일 720여개의 상장사에 대해 기업의 효율성과 투명성을 높이기 위해 “기업구조모범규준?을 정하고 기업들이 모범규범준수 여부를 의무적으로 공시토록할 방침이라고 발표했습니다. 그 내용은 주주, 이사회, 감사기구, 이해관계자, 시장에 의한 경영감시 등을 담고 있으며, 그중 기업은 사외이사가 기업의 경영실태를 정확히 파악할 수 있도록 직무 수행에 필요한 정보를 적시 제공토록 하며 아울러 이사회 개최시 마다 회의록을 작성하고 이때 논의하여 결의된 내용을 상세히 녹취토록 하고, 이 같은 내용을 공시하지 않을 경우 공시로 인한 손해배상책임을 져야 한다고 했습니다. 사법상(私法上)주식회사의 주주총회와 이사회 또는 유한회사의 사원총회 등의 회의는 반드시 의사록을 작성하도록 규정하고 있습니다. (상법373조 391조의3 ㆍ 578조)
